Autora:
Olga Galindo Carazo.
¿Debe una embajada entregar un certificado de retenciones a sus empleados?
Los empleados locales de embajadas y consulados están sujetos a la obligación de declarar sus ingresos en la declaración anual del IRPF, como el resto de empleados y sujetos pasivos del impuesto.
Sin embargo las embajadas no están obligadas a practicar retención de IRPF y, por tanto, no están obligadas a presentar el Modelo 190 por el que el resto de los empleadores informan anualmente a la Agencia Tributaria los salarios percibidos por sus empleados.
De ahí surge la pregunta de si una Embajada está obligada a entregar un certificado de retenciones, teniendo en cuenta que no practica retención alguna y no tiene obligación de ello.
Esta particular relación genera dudas frecuentes, especialmente en temporada de declaraciones fiscales. Una de las preguntas más habituales:
¿Debe una embajada entregar un certificado de retenciones IRPF a su personal local?
La particularidad de trabajar en una embajada
Los empleados locales contratados por embajadas trabajan dentro del territorio español, pero bajo una estructura jurídica muy particular. Las misiones diplomáticas se rigen por la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas (1961) y están sujetas a un régimen de privilegios e inmunidades, lo que incluye exenciones fiscales como Estado extranjero.
En la práctica, esto significa que una embajada no está obligada a actuar como agente retenedor del IRPF, ni a ingresar cuotas a cuenta en nombre de sus empleados locales. Y si no practica retenciones, tampoco tiene obligación de emitir un certificado de retenciones.
¿Y entonces qué puede hacer el trabajador local?
Aunque la embajada no tenga esa obligación formal, el trabajador local sí está obligado a presentar su declaración anual de IRPF si alcanza los umbrales establecidos por la Agencia Tributaria. Y aquí surge el problema: debe justificar unos ingresos ante Hacienda sin tener un documento oficial que los acredite.
La solución: un certificado de ingresos, no de retenciones
Desde una perspectiva legal y estratégica, la mejor práctica consiste en que la embajada, si lo considera oportuno, emita un “certificado de ingresos percibidos” con una redacción diplomática adecuada. Este documento permite al trabajador declarar correctamente sus ingresos sin comprometer la inmunidad fiscal de la misión.
Un modelo adecuado podría ser:
“La Embajada de [País], en el ejercicio de su soberanía y en el marco de los privilegios e inmunidades reconocidos por la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas de 1961, hace constar que [Nombre del empleado], con DNI […], ha percibido durante el ejercicio fiscal [año], en concepto de retribuciones brutas, la cantidad total de […].
La Embajada no actúa como agente retenedor del IRPF español en virtud de su condición de misión diplomática extranjera acreditada en España.”
Este enfoque garantiza que el trabajador dispone de una justificación documentada ante la Agencia Tributaria, y la embajada mantiene intacta su posición de no sometimiento a las obligaciones fiscales internas.
Buenas prácticas para la gestión laboral diplomática
En Cigarrán Abogados asesoramos a entidades internacionales, embajadas y organizaciones con personal expatriado o local, ayudando a alinear su operativa con el marco jurídico español, sin renunciar a las especificidades del derecho internacional.
Nuestra especialización en la integración de SAGE laboral con Holded permite a las organizaciones contar con un sistema unificado para la gestión de nóminas, cotizaciones y documentación laboral—even en contextos tan complejos como el diplomático—con total trazabilidad y eficiencia.
Además de reducir la carga administrativa, estas soluciones facilitan la planificación fiscal de los empleados locales, el cumplimiento con Hacienda y la mejora de la experiencia laboral.
¿Gestionas relaciones laborales con embajadas o entidades internacionales?
Contacta con Cigarrán Abogados, tu partner laboral en la integración de SAGE y Holded, para garantizar una gestión laboral eficaz, digitalizada y alineada con los marcos normativos aplicables.
¿Necesita ayuda? En Cigarrán Abogados podemos ayudarte (+34) 91.355.85.15
