Autor:
Rocio Cigarran.
Certificado de retenciones en Embajadas, obligación o cortesía
Las embajadas y misiones diplomáticas en España no están obligadas a practicar retención de IRPF a los empleados locales. Este es un punto que ya hemos abordado en otro post, en el que explicamos que, de acuerdo con el artículo 99 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), dichas entidades quedan exentas de esta obligación fiscal. Pero esto nos lleva a plantearnos otra pregunta: si no tienen obligación de retener IRPF, ¿tendrían, en cambio, la obligación de emitir un certificado de retenciones?
Marco Legal del certificado de retenciones
Aunque las embajadas no están sujetas a la normativa fiscal española en términos de retención del IRPF, el artículo 41 de la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas establece que deben respetar las leyes y reglamentos locales en la medida en que estos no entren en conflicto con sus privilegios e inmunidades. Esto genera un espacio en el que pueden adoptarse buenas prácticas administrativas sin que exista una obligación estrictamente impuesta por la legislación española.
Naturaleza del certificado de retención
Dado que las embajadas no tienen la obligación de retener IRPF, es importante distinguir entre la retención en sí y la expedición de un certificado que refleje los salarios abonados.
Desde un punto de vista legal, la emisión de un certificado de salarios es una cuestión de índole laboral, no tributaria. El documento no supone una obligación fiscal, sino que simplemente acredita el salario bruto del empleado y otros conceptos abonados, permitiéndole cumplir con sus responsabilidades fiscales personales de manera clara y ordenada.
Aspectos formales
A diferencia de las empresas sujetas a la normativa fiscal española, las embajadas no tienen la necesidad de seguir un formato rígido en la emisión de certificado de haberes. No obstante, para que el documento sea útil, es recomendable que incluya:
- Referencia al ejercicio fiscal español, que comprende del 1 de enero al 31 de diciembre.
- Detalle del salario bruto percibido, incluyendo pagas extraordinarias, bonificaciones y cualquier otro tipo de retribución.
- Formato claro y comprensible, sin necesidad de adaptarse a modelos estandarizados de la Agencia Tributaria.
Recomendación
Si bien no existe un mandato legal para emitir el certificado, proporcionar a los empleados un documento que acredite sus ingresos brutos es una práctica altamente recomendable.
Emitir un certificado de haberes permite a los empleados locales cumplir con sus obligaciones fiscales sin dificultades adicionales y demuestra el compromiso de la embajada con la transparencia y las buenas prácticas laborales.
Cabe señalar que la emisión de certificado salarial es una práctica habitual en muchos países de la OCDE y es probable que las propias normativas del país de origen de la embajada contemplen requisitos similares. Desde esta perspectiva, facilitar a los empleados un certificado de haberes no solo es una medida administrativa sencilla, sino que contribuye a evitar malentendidos y posibles reclamaciones.
Aunque las embajadas no están obligadas a retener IRPF, proporcionar un certificado de haberes es una medida sensata y alineada con las mejores prácticas administrativas. No es una obligación, pero sí una cortesía con grandes beneficios, tanto para los empleados como para la propia misión diplomática.
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