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Autora: Olga Galindo Carazo. 

Hacienda recuerda a las empresas la conveniencia de actualizar el Modelo 145.

La Agencia Tributaria ha iniciado una campaña a fin de que las empresas obtengan los datos que deben ser tenidos en cuenta para el cálculo de las retenciones en las nóminas de sus empleados.

La Agencia Tributaria pretende con ello que las retenciones practicadas a los trabajadores se ajusten al máximo posible a sus actuales circunstancias personales.

El matiz está en que las circunstancias deben ser “actuales” frente a las circunstancias del trabajador al momento de su contratación, que fue cuando entregó inicialmente el Modelo 145, señalando cual era su situación familiar y personal.

Qué es el Modelo 145.

Empecemos por el principio.

El Modelo 145 (disponible para su descarga en formato pdf en la web de la propia AEAT) es el modelo por medio del cual los empleados comunican a su empleador, pagador de sus salarios, determinadas circunstancias personales, como su estado civil, si tienen o no, hijos a cargo, la edad de los hijos y otra serie de circunstancias que la ley contempla y sirven para determinar si la retención a cuenta del IRPF es mayor o menor.

Es común que trabajadores contratados para la misma posición y con idéntica retribución, perciban una cantidad neta distinta, una mayor que otra, sin motivo aparente. El único motivo es que las circunstancias personales de uno y otro, difieren. 

Incluso que la situación familiar de uno y otro, siendo idéntica, ha sido declarada de distinta forma en el Modelo 145. Lo cual no es de extrañar, en realidad, porque el tantas veces citado Modelo 145 entraña cierta complejidad, en particular a la hora de determinar la situación familiar de cada cual.

¿Cuándo hay que presentar el Modelo 145?

Es obligatorio presentar el Modelo 145 al inicio de la relación laboral, junto con el contrato de trabajo debidamente firmado por trabajador y empleado debe constar siempre el Modelo 145, igualmente firmado por el trabajador, detallando su situación familiar, sus descendientes si los tuviere y la fecha de nacimiento de éstos entre otros extremos.

A partir de ese momento es el trabajador el que debe actualizar el Modelo 145 si cambia alguna de esas circunstancias, si cambia su estado civil o el número de miembros de la unidad familiar a efectos del cálculo de la retención de IRPF.

¿Qué sucede si el empleado no actualiza el Modelo 145?

Sucede que se produce una discrepancia entre los datos utilizados para el cálculo de la retención y los datos que el empleado declara al momento de hacer la declaración anual del IRPF. Valga la redundancia, lo declarado no coincide con la declaración.

Lo que en realidad no coincide es el importe retenido por la empresa y el que debió haber retenido a la vista de la realidad de esas circunstancias.

La empresa no comete ninguna infracción, porque no está obligada a actualizar anualmente el Modelo 145, pero existe esa discrepancia entre lo retenido y lo que se debió retener.

En caso de una inspección, recae sobre la empresa la obligación de acreditar que se dispone del Modelo 145, debidamente suscrito por el empleado y que el trabajador no ha notificado ninguna variación en esas circunstancias.

¿Beneficia o perjudica al trabajador?

Ni lo uno, ni lo otro. Mejor dicho, depende de cómo se mire.

Si la retención aplicada es superior a la debida, el trabajador se ve perjudicado (por su propia impericia) al sufrir una retención superior a la debida en cada una de las mensualidades. Es decir, cobra una cantidad líquida inferior a la que podía haber percibido. Sin embargo, al momento de hacer la declaración anual del IRPF, resultará una cuota diferencial a su favor que en alguna circunstancia puede ser una cantidad importante. Es decir, le saldrá el IRPF a devolver y por mucho.

Si la retención es inferior a la debida, el trabajador se verá inicialmente favorecido al sufrir una retención inferior, es decir cobrará un líquido superior en cada una de sus mensualidades. El problema vendrá al hacer la declaración anual del IRPF en la que resultará una cuota diferencial a pagar, en algunos casos por una cuantía importante. Es decir, le saldrá el IRPF a pagar y por mucho.

¿Qué hacer con el Modelo 145?

Hay que recordar a los trabajadores la conveniencia de actualizar el Modelo 145 cuando su situación familiar cambie y, quizá por defecto, actualizar con cierta frecuencia con la totalidad de la plantilla el Modelo 145.

El inicio del ejercicio puede ser un buen momento para hacerlo, en ese caso la variación en el porcentaje de retención del IRPF no sufrirá una gran variación.

Si la actualización se hace a final de año, la variación en el porcentaje de retención puede ser muy grande, con un efecto muy importante en el neto de la nómina, lo que puede causar graves trastornos a los trabajadores si el porcentaje de retención varía al alza de forma ostensible.

¿Necesita ayuda? En Cigarrán Abogados podemos ayudarte (+34) 91.355.85.15

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